Da Excel e Word a gestionale operativo
Un'agenzia di affitti turistici con un flusso operativo maturo che non scalava più. Documentare ciò che funzionava, automatizzare i passaggi che rallentavano.
Cosa esisteva già nel lavoro del cliente, e cosa serviva spostare nel software.
L'agenzia gestiva il flusso di prenotazioni con fogli Excel, modelli Word e calcoli sedimentati nella mente dell'operatore. Funzionava, finché i numeri sono cresciuti. Il lavoro è partito dalla mappatura dei processi esistenti e dei documenti tipo già usati — voucher, contratti, ricevute, XML di fattura elettronica. Il software è stato costruito intorno al flusso reale, non sopra una pagina bianca.
Il gestionale è oggi parte stabile dell'operatività dell'agenzia.
Come si è costruito
Cosa è servito per spostare un'operatività che funzionava già dentro un sistema che ne reggesse la scala.
Documentare i processi e i documenti
Mappatura del flusso operativo come l'operatore lo praticava — fasi della prenotazione, calcoli intermedi, regole tacite. Inventario dei documenti tipo: voucher, contratti, ricevute, XML di fattura elettronica.
Configurare le decisioni aperte
Dove la documentazione lasciava ambiguità (calcoli edge case, varianti di scenario, regole non scritte), discussione esplicita con l'operatore di riferimento. Le decisioni aperte sono diventate decisioni tracciate.
Sviluppare in stretto circuito test
Sviluppo dei moduli — generazione voucher, contratti, ricevute, XML — in cicli brevi di implementazione e test con l'operatore. Il software ha digitalizzato i passaggi che rallentavano, ha lasciato margine umano dove conta.
Il software cresce con l'agenzia
Ogni nuova esigenza riapre il ciclo dalla documentazione stratificata.
Un modulo di reportistica, un tipo di documento aggiunto, un adeguamento di normativa fiscale, un'integrazione con un canale di booking nuovo — ogni espansione si innesta su quanto già esiste, non parte da zero. Il software è cresciuto con il flusso dell'agenzia, non sopra di esso.
Anche tu hai un'attività che gira su Excel e fogli Word, e che non regge più i numeri raggiunti? Contattaci →